За 25 лет практики Стратегирования на уровне компаний, городов, районов, регионов, стало понятно, что — как бы хороша стратегия ни была, она может быть реализована только через совокупность проектов. Но проект — это другое мышление, которое определяется точностью реализационной идеи, правильным соответствием древа целей и результатов, командой и еще многим, что мы будем обсуждать на мастерской.
Мы будем вместе рассматривать, как создать проект — если у вас появилась идея, которую вы готовы настойчиво вынашивать, проходя через не точности понимания и критику, и продолжать совершенствовать до тех пор, пока не появится «тело» проекта, достойное воплощения в жизнь.
Проектирование как один из процессов мышления в сравнении с другими процессами работы с будущим
Создание новых материальных или духовных сущностей, а также моделирование деятельности или ее организации (в том числе управления) невозможно без запуска Проектирования, как мыслительного процесса проспективного характера. Его опорными элементами являются ответы на вопросы: что (какую идею?), зачем, кто, для кого, где, когда и как будет делаться. Этот процесс ориентирован на воплощение идеи в реальной действительности.
Итак, проектирование… Для понимания сущности любого понятия, его важно соотнести с другими понятиями, которые можно поставить с определенной точки зрения в один смысловой ряд и увидеть его (понятие) различия от других. В данном случае проектирование, необходимо поставить в ряд других средств управления будущим, таких как планирование, программирование, стратегирование и разобраться с характеристиками этих процессов, отличающими их друг от друга.
При этом важно отметить, что распространенное в мире, да и в России, управление проектами не включает собственно проектирование, а управление реализуется на фазе реализации, пропуская важнейшую фазу – разработки проекта. В данном случае это восполняется нашей русской технологией проектирования — «ПроектариУм».
Кратко разберем сущность планирования. По «большому счету», без мелочей планирование осуществляется в целях реализации какого-то конкретного действия в определенной и предусмотренных обстоятельствах, обеспечивающих получение нужного результата. Главные характеристики здесь – конкретика действительности, детальная совокупность продуманных мер и действий, возможная включенность планов (значит и планирования) в проекты, как одного из их элементов. Нужно отметить, что для планирования важен короткий срок, в течение которого обстоятельства и условия не изменятся, что означает полное владение всем необходимым для реализации.
Программирование, как мыслительная деятельность в сравнении с планированием – это сущность другого уровня и порядка. Оно является средством реализации многолетних (а не конкретных) замыслов стратегического характера. Главной особенностью программирования является расширяющееся движение, появление новых программных «веточек», которые опираются на осуществляемые проекты (проектирование) как на основное средство реализации. В этом смысле основное различие данного средства от проектирования заключается в интенции программирования выполнять задачи расширения и увеличения количества и качества результатов, где проект выполняет отдельную задачу и воплощает один из результатов. Таким образом, программирование — это процесс объединения многих проектов под одну, более высокую по уровню, цель в сравнении с проектированием. При этом важно отметить, что процесс разработки программы по многим шагам (задаваемым вопросам) являет собой процесс подобный проектированию.
Стратегирование – в главных своих особенностях является процессом осмысления перспективного, долгосрочного будущего. Все разобранные до этого средства управления являются теми средствами, которые обеспечивают реализацию стратегии развития (на этапе, когда стратегирование подходит к фазе реализации задуманного). Очевидно, что после обзора и понимания того, что нужно сделать на этом этапе, важно провести программирование по основным направлениям. И уже внутри (по каждой из программ) спроектировать движение к достижению конкретных целей на одно-трехлетнюю перспективу. Поэтому, стратегирование является объединением средств управления будущим, но каждого из них применятся для решения задач своего горизонта «планирования».
Из изложенного выше понятно, что все средства управления представляют собой единую систему средств управления будущим, глубоко связанными друг с другом — через «дерево целей» четырех уровней (цели стратегии – цели программы – цели проект – цели плана). Основываясь на выше изложенном, следует, что проектирование представляет собой процесс реализации целей в их конкретном выражении и, по сути, является главным средством реализации задуманного в текущих обстоятельствах и при их полном учете. Можно сказать и по другому: проектирование — мысленная имитация ментальных, организационных и деятельностных процессов, необходимых для воплощения целей в реальной практике.
Проектирование как технологичная реализация задуманного
В этой главе мы разберем авторский подход «ПРОЕКТАРИУМ» в сравнительном отношении с превалирующей практикой и ключевые шаги проектирования, делая акцент на шагах, обеспечивающих воплощение проекта, которые дают уверенность в правильном оформлении идеи проекта. Результаты этих шагов могут стать проверкой на готовность идеи проекта и авторов к реализации.
Ключевые шаги технологии, дающие основу для дальнейшей реализации, являются: ЧТО, ЗАЧЕМ — ПОЧЕМУ, КТО, С КЕМ, КОМУ, КАК, КОГДА, ГДЕ.
- «что?» – идея, отраженная названии проекта
- «зачем?» – «дерево» целей, как схема проработки состава работ проекта
- «почему?» – описание первоистоков проекта, с чего все началось и актуально ли это для вас и города
- «кто?» — совместно с инициатором проекта будет его проектировать и реализовывать (их роли в проекте)
- «с кем?» – выявление партнёров проекта и разработка порядка вовлечения
- «кому, для кого?» — выявление заинтересованной в результатах проекта целевой аудитории
- «как?» – выявление полного перечня работ, необходимых для выполнения поставленных задач
- «когда?» – этапизация, сроки каждой работы, их последовательность
- «где?» – местоположение и масштаб проекта, характеристика места, условия его использования
- «при каких условиях?» – без чего точно не получится реализовать проект
Здесь мы не будем разбирать последовательно все шаги. Для сущностной, глубокой разработки проекта очень важны все шаги, но главными все же являются те, которые обеспечивают реализационность идеи, ее оформление в рациональном целевом выражении, соответствующие «дереву» целей ожидаемые результаты реализации проекта. Для повышения уровня реализационности на стадии разработки проекта важно проработать все особенности указанных трех сущностных шагов проектирования, которые должны быть четко связаны и следовать друг из друга.
В технологии проектирования задана генерализованная последовательность шагов разработки. При этом, если на очередном шаге осознается какая-то проблемная составляющая, то часто возникает необходимость возврата к предыдущим шагам, где был не учтен какой-то аспект проектирования. Это обеспечивает сущностную связность шагов проектирования. Может оказаться, что после возврата и переработки такого шага потребуется сделать коррекции и на других предыдущих и последующих шагах, которые связаны с ними по смыслу. Такое «провязывание» мысленных шагов проектирования позволяет соткать не разрывное «полотно» проекта и «без узелков».
Кроме проверки соотнесенности целей с результатами, для понимания сути задуманного и на основе проделанных шагов, можно представить образ воплощенного результата. Если образное представление удовлетворяет автора проекта, значит мышление движется в нужном направлении. Но каждый раз при соотнесении целей и результатов, как только стало понятно, что где-то, что-то идет не так, то нужно проверить наработки предыдущих шагов.
Для формирования каркаса проекта, которым является «дерево» целей, обсудим его развертку и «свертку» целей, которое уже через 7 шагов даст возможность планировать работы и ресурсы. Соотнесение целей проекта с результатами является залогом реализации целей или будет неполноценным шагом, который необходимо пересмотреть. Процедура целевой раскладки и проверочной сборки дерева целей проекта:
- Формулировка цели, которая раскрывает суть задачи
- Раскладка основной цели на составляющие процедуры низшего уровня
- Проверка точности целеполагания: «мысле-суммирующая» сборка целей по каждому уровню дерева, снизу вверх вплоть до главной: 1. Уровень — Целевые задачи; 2. Уровень — Подцели; 3. Уровень – Главная цель.
Промысливание и связывание целей при проектировании — сверху вниз по всем уровням целей, а при проверке точности целеполагания снизу вверх, говорит о том, что основа проекта состоятельна!
Учитывая, что данные шаги являются универсальными для любых мыслительных инструментов, предназначенных для «планирования», «программирования», «стратегирования» в широком смысле, то их знание определяет на 70% качество получаемых результатов, для всех 4 средств управления будущим.
Период разработки проекта средней сложности по технологии «Проектариум» (всего 21 технологический шаг) составляет один-два месяца. Освоение этой технологии разработки проектов обеспечивает реализацию идей и вносит организационную и содержательную ясность в осмысление последующей деятельности. В смысле работы по данной технологии, это существенно отличается от заполнения любой заявки на грант, поскольку идет реальное промысливание каждого шага, с возвратом в случае необходимости на предыдущие шаги и их переосмылением, нахождением того, что нужно поправить и правкой всего, что нужно в пройденных шагах. Поскольку в каждом шаге есть дополнительные микро-шаги, обеспечивающие пищей для ума каждый шаг, и они соориентированы на предупреждение ошибок в проектировании, то по своей сути, вся их совокупность (микро-шагов всего около 80), делает не нужным в большинстве случаев западный Agile. Таким образом, при распространенном способе разработки проекта (последовательное заполнение шаблона), без возврата к предыдущим шагам и связывания шагов между собой, получается проект с множеством «дырок», а не целостный проектный продукт, как в нашем случае.
В первой части технологии разбираются первые, базовые шаги по разбору сути идеи и взаимосвязи шагов при разработке проекта. Следующая часть проектирования (вторая) — это разбор необходимых ресурсов, которые обеспечат реализацию проекта. В третьей части большинство шагов связано с выведением проекта уже как продукта во внешнюю среду, там важны экономико-финансовые показатели, целевая аудитория, риски и другие элементы.
В целом же, сущностные компоненты разработки проекта:
- Возможности
- Ограничения
- Цели
- Результаты
- Состав работ
- Ресурсы
- Риски
- Экспертиза
- Последствия
- Эффективность
После прохождения 21 шага (во взаимосвязи шагов) формируется целостное «тело» проекта.
Рассмотрение технологии проектирования не включает в себя аспекты управления проектами, поскольку по этому вопросу много отработанных методов и соответствующей литературы, да и вообще управление проектом относится к деятельности после разработки.
Технология «Проектариум» апробирована с различными целевыми аудиториями при рассмотрении бизнес-, социальных и организационно-реорганизационных видов проектов; проектные сессии проводились в пяти городах – центрах Субъектов Федерации. Технология дает результативность свыше 10% проработанных проектов готовы к финансированию и реализации на практике (при распространенной норме 1-2 %). Технология созданная нами ориентирована именно на российские реалии и эффективно применима к современным акселераторам и прочим аналогичным программам
Сергей Самарцев,
Директор Центра интеллектуальных технологий «Проектариум»,
Генеральный директор АНО «Урбэкс-развитие»